Es muy común ver a empresas del sector inmobiliario llevar sus procesos de administración de propiedades, venta, arriendo y edificios en hojas de cálculo. Estas son una buena solución cuando tenemos un número pequeño de unidades o estamos comenzando el negocio. Sin embargo, estas dejan de ser útiles cuando queremos crecer, cuando requerimos mayor control de los datos, seguimiento de los procesos, estadísticas y reportes avanzados.

Esto sin contar con el riesgo de pérdida o daño de las hojas de cálculo, datos almacenados en disco duro o la incapacidad de poder trabajar de manera remota con múltiples usuarios simultáneamente. 

Como consecuencia de esto, hemos identificado 5 razones por las cuales un negocio inmobiliario necesita un software especializado:

1-Control y seguimiento: Esta es la primera de las razones con la que nos hemos encontrado y tiene todo el sentido, ya que para un negocio inmobiliario su principal objetivo es tener control de los pagos, ingresos, reajustes, egresos, vacancia u otros. El saber en qué etapa se encuentra cada proceso, qué propiedades están disponibles, quienes han pagado, entre otros, constituyen el centro del negocio.

2-Estadísticas: La segunda razón que hemos identificado tiene que ver directamente con los números. Es importante para los profesionales del mundo inmobiliario tener un panel de visualización con los principales indicadores y números, así como todas sus variantes y cruces posibles de información. Un buen sistema debe contar con un módulo para la generación de reportes y gráficos avanzados que permitan de manera rápida y fácil la presentación de los datos para la toma de decisiones.

3-Todo a la mano: Aunque este término es bastante amplio, su mención se refiere a contar con un sistema que permita contar con todos los datos, documentos y procesos en una sola herramienta. La plataforma debe mostrar todos sus registros, es decir: clientes, dueños, propiedades, condominios, contratos, pagos, gastos, órdenes de trabajo y otros en un solo lugar. Adicionalmente, poder enviar correos electrónicos, guardar documentos, fotografías, planos y facturas.

4-Personalización: Cada compañía es distinta a la otra y cada negocio también. En ese sentido, un sistema debe ser muy flexible, de tal forma que, permita “personalizar” las pantallas, ajustar etiquetas, crear nuevos campos, hacer o modificar informes y gráficos. Un buen software debe adaptarse a cada empresa, ya que cada una, aunque pertenezcan al mismo rubro, tienen realidades distintas.

5-Trabajo remoto: El teletrabajo comenzó a tener una importancia vital debido a la pandemia de Covid-19. Hoy en día, si una empresa no es capaz de que sus colaboradores trabajen de manera remota pone en riesgo la continuidad de su negocio. La herramienta debe permitir que múltiples personas trabajen simultáneamente y conectadas a internet. Un buen software inmobiliario debe tener la capacidad de perfilar a los usuarios para asignar qué tareas deben cumplir, además de dejar trazabilidad de los cambios que hacen los usuarios en los campos más importantes. Así mismo, permitir que cada persona pueda ver solo lo que le corresponde para poder generar sus propios informes.