Las reuniones virtuales se han convertido en la mejor herramienta para crear estrategias con nuestros equipos, como así también para reunirnos con clientes ubicados a una gran distancia.

Sin embargo, existen una gran cantidad de desafíos que nos propone esta forma de vincularnos ¿Qué hacer cuándo nuestras reuniones virtuales no están siendo efectivas?

“Las reuniones son la solución para que los líderes alcancen el éxito trabajando en conjunto con su equipo”, asegura Richard M. Lent, autor del libro Leading Great Meetings: How to Structure Yours for Success.

Tipos de reuniones online

Antes de adentrarnos en  las distintas claves para optimizar nuestras meets, es importante destacar las principales reuniones online que existen:

• Reuniones de equipo: Son aquellas donde intervienen varias personas, principalmente de la misma organización, que buscan crear estrategias para cumplir con los objetivos empresariales.

Aquí es importante contar con una plataforma que permita la interacción de varios miembros tales como Google Meets o Microsoft Teams, y a su vez de un espacio físico personal donde cada profesional pueda estar concentrado sin demasiadas interrupciones.

También se recomienda la utilización de plataformas que permiten desarrollar flujos de trabajo. Un claro ejemplo es Miro.

• Reuniones individuales: Es cuando se genera una reunión entre el líder y un miembro de su equipo, o cuando se necesita un diálogo personalizado con el cliente.

Son reuniones de una considerable duración en la que ambos participantes pueden exponer con libertad su opinión respecto a temas importantes.

En muchos casos, este tipo de reuniones, exije cierta privacidad por lo que un beneficio que brinda MobySuite son las MobyMeets donde además de agendar los encuentros de forma automatizada ofrece mucha más privacidad y cuidado de los datos que otras plataformas.

• Webinars: Si bien un Webinar no es considerado una reunión por definición, si se convierte en un encuentro virtual donde una o más personas brindan información a un gran número de participantes.

Usualmente se utilizan plataformas específicas tales como Zoom o Livestorm, también se transmite en vivo por redes sociales. 

5 claves para lograr una reunión virtual exitosa

Si sientes que tus reuniones virtuales tienen una duración excesiva o no consiguen los resultados esperados, aquí te compartimos algunas claves a tener en cuenta.

Prepara a tu equipo

Es fundamental que tu equipo o cliente sepa al menos un día antes sobre qué se tratará la reunión y cuál es el objetivo principal de la misma. Esto permitirá una mejor predisposición y la posibilidad de una participación activa y acorde a lo esperado.

También, si tienes la posibilidad, brinda información o material concreto sobre los temas que se desarrollarán durante el encuentro. Si sientes que tus reuniones virtuales tienen una duración excesiva o no consiguen los resultados esperados, aquí te compartimos algunas claves a tener en cuenta.

Comienza y termina a tiempo

¡El tiempo vale oro! Es fundamental que pidas puntualidad a los participantes y que las reuniones no se prolonguen demasiado. No esperes más de 10 minutos para comenzar si ya ha llegado la mitad del equipo.

¿Cuánto debe durar una reunión virtual? Según el especialista Richard M. Lent, las reuniones no deben tener una duración mayor a 1 hora, ya que luego los miembros comenzarán a distraerse y será muy difícil seguir incrementando la productividad de la misma.

Elige la plataforma adecuada para el encuentro

Si bien ya mencionamos antes algunas plataformas de reuniones virtuales, es crucial que seas asertivo al momento de elegir a través de qué medio se encontrarán.

Debes tener en cuenta la diferencia horaria y que los participantes tengan conocimiento de dicha plataforma para evitar demoras al momento de la conexión.

Evita generar ansiedad por desconocimiento y pregunta antes de organizar la meet cuáles son las plataformas de mayor comodidad para los participantes, especialmente si debes comunicarte con un cliente.

Evita reprogramar o cancelar en el último minuto

Que una reunión sea virtual no significa que tenga mayor informalidad que las reuniones presenciales. De no haber una emergencia es irrespetuoso cancelar a último momento.

Muchos profesionales creen que pueden faltar a las reuniones o incluso estar en dos al mismo tiempo (con cámara apagada) sin brindar  el compromiso que realmente necesita cada espacio.

¿Tienes que cancelar una reunión virtual de última hora? Suele suceder, pero lo importante es que cuando la reprogrames, tengas en cuenta la disponibilidad de los demás miembros.

Escribe las conclusiones y compártelas

Las reuniones no terminan cuando las personas abandonaron la sala virtual, por el contrario es importante que después del encuentro se realice un documento con los principales resultados.

Esto puedes enviarlo por correo electrónico a los distintos participantes para demostrar que la reunión tuvo resultados objetivos y así tener en cuenta los siguientes pasos.

Ahora llegó el momento de comenzar a prepararte para tu próxima reunión, ¡te deseamos el mayor de los éxitos!